Conditions de réservation
Conditions de réservation
Les conditions de vente s'appliquent à la réservation de salles dans notre centre d'affaires et de formation "De Oosterhoeve".

Applicabilité

Le règlement interne s'applique à l'immeuble (Oosterhoeve) situé Geraardsbergsesteenweg 147, 9860 Oosterzele, appartenant au Cedar Fund C.V.B.A. et opéré par UBEON BELGIUM C.V.B.A.

De Oosterhoeve est interprété au sens le plus large et comprend l'ensemble du bâtiment ou des parties de celui-ci avec l'infrastructure qui l'accompagne, ainsi que l'organisation.

L'Oosterhoeve n'est pas un bâtiment accessible au public.

Entrer dans l'Oosterhoeve implique que chaque visiteur a pris connaissance du règlement, l'accepte sans réserve et s'y conforme.

Le règlement peut être consulté à l'entrée du bâtiment et sur le site web

Reservation

Les réservations sont soumises à une option de 7 jours, dans ce délai la facture de réservation doit être payée.

La réservation du salle n'est pas définitive avant le paiement de la facture (sous réserve de modifications).

Annulation :

  • 2 mois à l'avance : le paiement sera crédité, après déduction de 25 € de frais administratifs.
  • 30 à 60 jours à l'avance : le paiement sera crédité de 50 %.
  • < 30 jours à l'avance : le paiement ne sera pas crédité*.
(*) Non applicable sur les réservations de Last Minute!

Après l'événement, il est permis d'utiliser le "Foyer" (zone d'accueil) pendant une heure pour se connecter gratuitement. Cela doit être mentionné lors de la réservation. Si vous souhaitez tout de même prendre un verre ou un repas par la suite, c'est possible dans le "Foyer" avec un supplément de 75 € / 2h.

Accès

I

Chaque visiteur qui s'inscrit à Oosterhoeve doit être en possession d'une invitation, d'une réservation ou doit être autorisé à entrer dans les locaux.

Chaque visiteur qui ne participe pas à un atelier ou à une formation et qui entre dans Oosterhoeve de manière professionnelle, doit s'annoncer à la réception.

Chaque visiteur doit se comporter comme un individu respectable. Toute personne qui cause des dommages aux personnes, aux choses, aux bâtiments et/ou à d'autres matériels appartenant à l'ubeon sera entièrement responsable de tous les dommages, y inclus les dommages consécutifs.

Ubeon se réserve le droit de refuser l'accès au Oosterhoeve aux personnes qui sont manifestement sous l'influence de l'alcool, de drogues ou de tout autre stimulant, qui montrent par leur comportement manifeste qu'elles ont la perspicacité de déranger et de provoquer l'ordre public en incitant par exemple à des coups, des blessures, à la haine, à la colère ou à des remarques racistes, qui ont été interdites d'accès au site, imposées par ubeon lui-même ou par les autorités administratives ou judiciaires, ou qui en général ne respectent pas une ou plusieurs dispositions du règlement.

Ubeon se réserve le droit de faire renvoyer la personne concernée d'Oosterhoeve pour les raisons mentionnées ci-dessus.

Si ubeon refuse le droit d'accès à l'Oosterhoeve pour des raisons de sécurité ou si ubeon retire la personne concernée de l'Oosterhoeve pour les mêmes raisons, ybeon n'est pas obligé de rembourser les éventuels frais d'inscription ou de réservation. Sauf autorisation explicite de l'ubeon, il est interdit d'emporter ou laisser quelqu'un d'autre le prendre dans l'Oosterhoeve les objets suivants:

  • les drogues et/ou les stimulants/substances narcotiques
  • les projectiles ou explosifs solides, liquides ou gazeux
  • produits ou substances inflammables, aérosols
  • matériel d'enregistrement
  • toute arme ou tout objet dangereux, coupant ou écrasant, susceptible de mettre en danger la sécurité des visiteurs et/ou de causer des dommages aux biens ou au matériel

Ubeon, ou ses représentants ou des tiers peuvent recevoir l'ordre de demander la remise de ces produits/objets. L'accès à l'Oosterhoeve sera refusé à toute personne qui s'opposerait à cette livraison.

Ubeon exclut explicitement l'application des dispositions légales concernant le stockage. Ubeon ne sera en aucun cas tenu responsable des objets qui lui sont confiés.

Les animaux ne sont pas autorisés dans l'Oosterhoeve sans l'autorisation d'ubeon.

Chaque personne qui sera bientôt dans l'Oosterhoeve peut être filmée et les images peuvent être enregistrées et sauvegardées. L'enregistrement et le stockage de ces images sont effectués dans le but de maintenir et de faire respecter la sécurité dans l'Oosterhoeve.

Centre d'affaires et de formation

Dans le bâtiment, c'est strictement interdit:

  • de fumer ;
  • d'endommager des personnes, des produits, des bâtiments et/ou d'autres matériels
  • appartenant à ubeon;
  • être dans les parties non accessibles du bâtiment;
  • causer des nuisances;
  • perturber l'ordre dans et autour du bâtiment;

Maison résidentielle

La maison adjacente, située au Geraardsbergsesteenweg 145, est une résidence privée et n'est donc pas accessible au public.

Aussi le jardin à l'arrière de la maison n'est pas accessible.

Afin de respecter la vie privée des résidents de cette maison, nous demandons de ne pas se tenir devant les portes et les fenêtres de la cour.

Pour respecter le repos nocturne des résidents de cette maison, nous demandons de ne pas faire de bruit dans la cour entre 20h00 et 8h00

Parking

Les visiteurs peuvent se parquer librement sur les places de stationnement prévues au Geraardsbergsesteenweg.

Si les visiteurs stationnent leur voiture sur le parking situé à l'arrière du bâtiment (3 places disponibles), les propriétaires sont priés de garer leur véhicule sur les places de stationnement prévues à cet effet. Il leur est demandé de fermer leur voiture à clé avec précaution et de veiller à ne pas laisser d'objets de valeur derrière eux. Ubeon n'est pas responsable de toute forme de vol et/ou de dommage ou de blessure physique.

Les véhicules ne peuvent pas être garés dans l'allée de la résidence privée adjacente, ni dans la cour.

Si plus de 10 visiteurs sont attendus, nous pouvons réserver le terrain boisé de la Roosbloemstraat à la demande de l'organisateur. C'est une prairie pavée qui peut accueillir une vingtaine de véhicules.

Sécurité

Pour des raisons de sécurité et/ou d'autres raisons similaires, ubeon se réserve le droit de:

  • interrompre ou arrêter les cours de formation ou les réunions ;
  • Évacuer partiellement ou totalement l'Oosterhoeve
  • Éliminer les visiteurs qui ne respectent pas les règlements de l'Oosterhoeve.

Dans ces cas, les frais d'inscription ou de location ne peuvent pas être réclamés.

Ubeon conseille au visiteur de vérifier les différentes sorties de secours et les panneaux de sécurité lorsqu'il entre dans l'Oosterhoeve en général et dans le hall en particulier.

Ubeon ne peut en aucun cas être tenu responsable pour les dommages, pertes, vols ou accidents. Ubeon ne peut être tenue responsable des conséquences des manquements ou des erreurs délibérées de ses agents désignés ou exécutants.

Ubeon se réserve le droit de procéder à une surveillance par caméra conformément à la législation applicable.

Les organisateurs et les locataires sont priés de verrouiller complètement les locaux, de fermer le portail et de déclencher l'alarme lorsqu'ils sont les derniers à quitter Oosterhoeve.

Nourriture et boissons

Il n'est pas autorisé de vendre des produits de nourriture sur le terrain.

Ubeon peut organiser la restauration sur demande de l'organisateur. La restauration doit être commandée au moins une semaine à l'avance. L'ordre ne peut plus être modifié dans les 4 jours ouvrables précédant la réservation. Les différences entre la commande initialement facturée et la commande finale seront facturées ou créditées dans les 7 jours ouvrables suivant l'événement.

Une restauration extensive (self-service) n'est possible que pour un maximum de 30 personnes. Vous pouvez soit faire appel à notre traiteur, ou tout organiser vous-même avec un traiteur de votre choix.

Remarque : cela n'est possible qu'à condition que votre traiteur se charge de la présentation et du nettoyage complet par la suite.

Le café, le thé et l'eau sont entièrement gratuits et en self-service.

Sauf autorisation expresse, vous ne pouvez pas apporter de nourriture ou de boisson (sauf de l'eau) dans les salles de réunion.

Ordre et propreté

Les visiteurs sont co-responsables de l'ordre et de la propreté des zones qu'ils utilisent.

Les organisateurs et les locataires des espaces sont priés de laisser l'espace loué propre et rangé pour le prochain visiteur.

Les assiettes, verres et couverts sales doivent être mis dans le lave-vaisselle de la cuisine.

Pour des raisons d'hygiène, nous demandons de mettre les restes de nourriture dans la poubelle de la cuisine. Il n'est pas nécessaire de trier la nourriture.

Adaptabilité

Ubeon se réserve le droit de modifier ces dispositions à tout moment.