Wat is de rol van aankoopdienst
Wat is de rol van aankoopdienst

In een vorige blog hadden we het over “De rol van Supply Chain binnen een bedrijf”. Hier gaan we dieper in op de rol van de aankoopdienst.

De aankoopdienst, zoals het woord zelf zegt, staat in voor aankopen bij leveranciers.

Het kan hier zowel gaan om grondstoffen, hulpstoffen, halffabricaten, afgewerkte producten, maar ook om machines, kantoor- en bureelbenodigdheden of diensten … van zodra er een leverancier aan te pas komt mag of moet de aankoopdienst een rol spelen.

In welbepaalde gevallen kan de aankoopdienst dit echter uitbesteden aan andere afdeling, zoals aan R&D of onderhoud.

We kunnen binnen de aankoopdienst al direct een onderscheid maken tussen de aankoper en de aankoopadministratie.

En ook de rol van de aankoper kent verschillende aspecten:

  • De “sourcer”: de persoon die op de markt op zoek gaat welke leveranciers in aanmerking kunnen komen om het gewenste product of dienst te leveren
  • De “technische aankoper”: in deze rol zal de aankoper zich vooral focussen op de technische aspecten en kwaliteit; dit kan eventueel in samenspraak met of uitbesteed aan andere afdelingen, zoals R&D (voor grondstoffen, hulpstoffen en dergelijke meer) of marketing (ingeval van distributie van afgewerkte producten)
  • De “onderhandelaar”: de persoon die niet alleen prijzen onderhandelt, maar ook leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden, procedures voor aankoop en retour vastlegt. We komen hier verder op terug in het blogartikel “Wat is een SLA?”.
  • De “opsteller van het contract”, eventueel ondersteund door interne of externe personen die gespecialiseerd zijn in het opstellen van overeenkomsten. Deze overeenkomst kan een raamcontract zijn, een eenmalige bestelling of een “order op afroep “. Bij zo een “order op afroep” zijn product, totale aantallen en prijzen reeds overeengekomen, maar worden kleinere bestellingen gespreid “afgeroepen” binnen een gestelde termijn (bvb. x stuks binnen het jaar). Een “raamcontract” is een open overeenkomst waarbij meestal een prijslijst wordt afgesproken, zonder dat de aankopen zich verbindt aan te kopen aantallen; de voorwaarden worden vastgelegd in een SLA. Voordeel van zo een raamcontract is dat men niet steeds alle voorwaarden opnieuw dient te onderhandelen. Soms bestaat het contract niet expliciet, maar komt men stilzwijgend overeen hoe de relatie tussen leverancier en klant geschiedt, maar in geval van geschil kan je dan in een zwakkere positie komen.
  • De “verbindingsman” met de leverancier die instaat voor goede relaties en mee helpt eventuele problemen op te lossen.

Algemeen kan je stellen dat de aankoper vooral het strategische werk doet.

De aankoopadministratie is vooral operationeel bezig en vervult een reeks andere taken:

  • Op regelmatige basis aankoopbehoeftes bereken (meestal maakt dit deel uit van het ERP pakket) op basis van de parameters opgesteld door “voorraadbeheer”. Het is ook mogelijk dat “bestelvoorstellen” berekend worden door “voorraadplanning”. De aankoopadministratie zal dan bekijken of deze behoeftes en/of voorstellen kunnen of moeten geoptimaliseerd worden, bijvoorbeeld om volumekortingen te bekomen of wanneer er minimale bestelwaarden afgesproken zijn (of minimale bestelwaarden voor gratis levering)
  • Opstellen van de bestelbon en deze doorsturen naar de leverancier.
  • Wanneer de leverancier een orderbevestiging stuurt, deze controleren op eventuele afwijkingen van (vervangende) producten, prijzen, aantallen en leverdata en deze aanpassingen ook verwerken op de bestelbon in het ERP systeem Indien aantallen of leverdata verschillen van de oorspronkelijke vraag, samen met “voorraadplanning” nagaan of dit geen problemen veroorzaakt met betrekking tot beschikbaarheid.
  • Opvolgen dat openstaande bestelbonnen tijdig geleverd worden en indien nodig overleggen met de leverancier.
  • Indien dit deel uitmaakt van de overeenkomst, transport voorzien (of desgevallend de transportafdeling een verzoek tot afhaling sturen)
  • Indien bij goederenontvangst anomalieën geconstateerd worden, die bespreken met de leverancier plus de opvolging garanderen. Indien problemen niet uitgeklaard kunnen worden tussen de aankoopadministratie en de klantendienst van de leverancier, dan moet de administratie het probleem melden aan de aankoper, die dit dan met de verkoper van de leverancier moet behandelen.
  • Periodieke beoordeling van de leverancier, onder ander op het gebied van leverbetrouwbaarheid en eventuele klachten.

In de meeste organisaties is de aankoper het hoofd van de aankoopdienst, maar dat is geen noodzaak, gezien de inhoud van de taken. Bij grotere organisaties is het mogelijk dat de aankoper onder de R&D afdeling (of marketing in geval van een puur distributiebedrijf) valt en dat de aankoopadministratie een integraal onderdeel uitmaakt van Supply Chain.

Indien je over dit topic van gedachten wil wisselen, neem dan gerust contact op.

Dit artikel maakt deel uit van de reeks “Supply Chain, wat is dat eigenlijk”. Klik hier voor een overzicht van die reeks.

Supply Chain
Stefaan Vandooren begeleidt middelgrote ondernemingen in het opzetten en verbeteren van hun Supply Chain in lokale en internationale context.