Wat is voorraadbeheer?
Wat is voorraadbeheer?

In een vorige blog hadden we het over “De rol van Supply Chain binnen een bedrijf” 

In deze blogreeks maken we een bewust onderscheid tussen voorraadbeheer, voorraadplanning en magazijnbeheer, alhoewel het termen zijn die soms door elkaar gebruikt worden (zelfs op Wikipedia).

Ik zie het als volgt:

  • Voorraadbeheer is het vastleggen van de regels die zullen gebruikt worden om te bepalen hoeveel voorraad er van elk product mag of moet liggen alsook wanneer en hoeveel er besteld of geproduceerd moet worden. De strategie van het bedrijf wordt vertaald in parameters en beslissingsregels m.b.t. voorraad. Voorraadbeheer is een statisch gegeven, eenmaal de parameters bepaald, zullen deze voor een langere periode vastliggen. In dit artikel gaan we hier dieper op in.
  • Voorraadplanning is de dagelijkse opvolging van de voorraadniveaus, zowel op korte als op middellange termijn. De huidige voorraad plus de verwachte inkomende goederen min de geplande verzendingen bepalen de geplande voorraad over een bepaalde periode. Aan de hand van die geplande voorraad zullen – op basis van de parameters van voorraadbeheer - eventuele acties volgen zoals aankopen of produceren van goederen. Dit is een heel dynamisch gegeven. We bespreken dit in een volgende blog
  • Magazijnbeheer omhelst onder andere het fysiek beheren van de goederen en goederenstromen binnen het magazijn. Goed magazijnbeheer zorgt er voor in dat de voorraden in het computersysteem overeenkomen met de werkelijke voorraad en makkelijk gevonden kunnen worden.

In dit artikel gaan we dieper in op de rol van voorraadbeheer, één van de meest onderschatte aspecten binnen Supply Chain.

Laat ons eerst verduidelijken wat voorraad is en waarom voorraad al dan niet nodig is. Voorraad is de verzameling goederen die men beschikbaar houdt om te kunnen verkopen of produceren. In de meeste gevallen is het een investering met als doel een betere of snellere service naar de klant te kunnen garanderen. Voorraad kan bestaan uit grondstoffen, onderdelen, halffabricaten en afgewerkte producten.

Eén van de hoofdredenen om voorraad te houden, is dat de “instroom” en “uitstroom” van goederen niet synchroon verlopen. Dit kan verschillende facetten aannemen: verpakking, timing en dergelijke meer. Enkele voorbeelden:

  • Een grootwarenhuis koopt flessen water in per pallet, maar verkoopt deze per verpakking van zes flessen of per fles.
  • Datzelfde grootwarenhuis wordt éénmaal per dag beleverd, maar krijgt continu klanten die goederen afnemen.

Een andere hoofdreden om voorraad te houden zijn de wachttijden: een koper wenst zijn product (bv. een kledingstuk ) op zeer korte termijn of zelf onmiddellijk, maar de productietijd en transporttijd neemt verschillende weken in beslag.

Een derde belangrijke factor is de “gedragseconomie”, zoals bestudeerd door Nobelprijswinnaar Economie 2017 professor Richard H. Taler. Hier komt het er op neer dat “producten zien, stimuleert om deze te kopen”: hoe vaak verlaten kopers de winkel niet met meer dan wat op het boodschappenlijstje stond?

Voor al deze redenen wordt voorraad bekeken als een “noodzakelijk kwaad”: het kost geld maar je kan niet zonder. Maar is dat wel zo?

Toch zijn er ook verkoopvormen waarbij er geen voorraad nodig is, denk hierbij onder andere aan:

  • Webwinkels kunnen goederen verkopen die ze niet noodzakelijk op voorraad hebben; zij staan in voor een levering van bij hun leverancier.
  • Ook fysieke winkels kunnen verkopen uit catalogus; denk hierbij aan tegelbedrijven die een beperkt gamma op voorraad houden; een breder gamma stalen tonen maar het grootste deel van hun aanbod “op papier” aanbieden.
  • In sommige sectoren is het evident (geworden) dat je niet “uit voorraad” koopt, denk maar aan een nieuwe woning of auto. De koper “ontwikkelt” zijn product op basis van een veelvoud van opties.

Let op, dit betekent niet dat er geen voorraden meer zijn voor deze producten; het eindproduct is geen voorraad bij de eindverkoper, maar wel eerder in de Supply Chain ketting, soms als afgewerkt product maar soms ook als grondstoffen, onderdelen en halffabricaten die volgens de specificaties van de eindklant bewerkt of geassembleerd worden, zoals in de auto-industrie.

Anekdote: vroeger gaf iemand mij “kraanwater” als voorbeeld van een product waarvoor geen voorraad nodig is: het is altijd, direct en in voldoende mate beschikbaar uit de tapkraan. Deze persoon stond er niet bij stil dat de watertorens de feitelijke voorraadpuntenzijn.

De eerste vraag van voorraadbeheer is: wat wensen we op voorraad te houden?

Het antwoord hierop moet in lijn blijven met de missie en doelstellingen van ons bedrijf; welke service willen wij onze klanten aanbieden en wat zijn de klantverwachtingen; welke zijn onze sleutelproducten en wat onze nevenproducten. Denk hierbij als voorbeeld aan een bakker die ook belegde broodjes verkoopt: een klant zal het minder erg vinden als een bepaalde toespijs niet “in voorraad” is; zijn gamma mag beperkter zijn dan dat van zijn buurman de slager.

Bij deze eerste vraag moet ook nagedacht worden of we producten als grondstoffen, onderdelen, halffabricaten of eindproduct moeten opslaan. Eén van mijn klanten verkoopt opklapbare tafels voor de horeca. Omdat er vele combinaties van tafelpoten en tafelbladen mogelijk zijn, is het voor dit bedrijf evident dat zij vooral deze onderdelen op voorraad houden en niet honderden verschillende  tafels. De montage zal hier pas gebeuren wanneer er een effectief klantenorder is voor een specifieke tafel.

Naast de cruciale vraag “wat wel en wat niet op voorraad houden”, volgt de oefening hoeveel er dan wel op voorraad moet komen.

Hier spelen andere factoren een rol:

  • Hoe regelmatig worden we beleverd (dagelijks, wekelijks, maandelijks, willekeurig)?
  • Wat is de normale levertijd van het product (levertijd= tijd tussen bestelling en beschikbaarheid van het product)? Voor een product dat je in de doe-het-zelf zaak om de hoek kan kopen, heb je minder voorraad nodig dan een product dat nog in het Verre Oosten moet geproduceerd worden.
  • Welke risico’s houdt voorraad houden in (denk hierbij aan bederfbare of modegevoelige goederen)?
  • Hoe belangrijk is het dat ik aan schommelingen in de vraag kan voldoen? (denk hierbij vooral aan reputatie en klantenbinding)
  • Wat is de basis om deze hoeveelheid te bepalen? Kunnen en/of willen we ons baseren op verkoopsvoorspellingen? Werken we met vaste minimumvoorraden?

De hoeveelheid in voorraad kan ook in tijd variabel zijn, denk maar aan volgende vragen: zijn er bepaalde (mode-)trends, is het product seizoens- of eventgebonden?

Een derde aspect van voorraadbeheer is wanneer en hoe regelmatig wensen we onze voorraden aan te vullen; men spreekt hier dan over bestelpunt en bestelfrequentie. 

Belangrijke aspecten hiervan zijn onder andere:

  • Levertijden (of productietijden)
  • Volumevoordelen (zoals kortingen)
  • Investeringskost in voorraad (hoeveel kapitaal wil en kan je in voorraad steken?)
  • Bestelkosten: hoeveel kost het om een bestelling te plaatsen en deze te laten leveren; denk hierbij ook aan transportkosten (1 grote zending kost relatief veel minder dan 20 kleinere zendingen)
  • Risico op “onverkoopbare” producten

De antwoorden op deze vragen zullen niet alleen verschillend zijn voor verschillende productsoorten, meestal is het ook aangewezen om een andere strategie toe te passen voor producten met veel en regelmatige vraag (“fast movers”) dan voor producten die maar sporadisch verkocht of gebruikt worden. Denk hierbij aan de 20-80 regel of de ABC analyse van Pareto.

Het is soms schrijnend te constateren dat bedrijven klagen over EN te hoge voorraden EN te lage leverbetrouwbaarheid (service levels), maar tegelijk nauwelijks de tijd nemen voorraadbeheer onder een strategische loupe te houden. In de huidige tijden waar globalisering en digitalisering sleutel elementen zijn, zal voorraadbeheer deel uitmaken van succes of falen. De juiste producten op het juiste moment (of binnen de gewenste termijn) in de juiste aantallen op de juiste plaats; dat is waar voorraadbeheer om draait. Toch zien we vele bedrijven waar het fout loopt.

Enkele van de fouten die hier regelmatig voorkomen zijn:

  • Te veilig voorraad inplannen, gebaseerd op uitzonderlijke situaties in het verleden
  • Aankopen op buikgevoel of emoties
  • Alles op voorraad willen houden
  • Instellen van parameters overlaten aan projectteam dat software implementeert

Daarom pleit ik er sterk voor om één à twee maal per jaar voldoende tijd vrij te maken om de voorraadstrategie te evalueren en bij te stellen. Zorg er dan ook voor dat de juiste competenties hiervoor ingeschakeld worden, alsook dat voorraden vanuit de verschillende invalshoeken bekeken worden. (Bekijk ook de white paper: "Where should we place the forecasting function?”)

Indien je over dit topic van gedachten wil wisselen, neem dan gerust contact op.

Dit artikel maakt deel uit van de reeks “Supply Chain, wat is dat eigenlijk”. Klik hier voor een overzicht van die reeks.

 

Supply Chain
Stefaan Vandooren begeleidt middelgrote ondernemingen in het opzetten en verbeteren van hun Supply Chain in lokale en internationale context.